Groupement Interprofessionnel de Fabricants pour l'Étude de la Commercialisation
L'intelligence artificielle transforme la fonction achats B2B en optimisant la gestion des fournisseurs, en augmentant la productivité et en sécurisant les approvisionnements stratégiques.
L'intelligence artificielle relève de nouveaux défis dans tous les domaines et constitue une aide précieuse à tous les niveaux de l’entreprise. Comment l'exploiter pour optimiser la fonction achats B2B dans l'industrie ?
La gestion des processus d'achats B2B dans l'industrie permet de sélectionner les fournisseurs offrant les meilleures formules pour l’achat de matériel, de composants, d'équipements et de services.
Les ressources humaines allouées à la fonction achats doivent sécuriser un approvisionnement stratégique, conforme et compétitif en agissant sur la relation fournisseur et sur la gestion des stocks. Pour ce faire, le pôle achats collecte des informations clés sur les acteurs du secteur. Ces données sont comparées et analysées en tenant compte des objectifs de production et d’exigence qualité.
Trouver des informations, les comparer et les analyser, ce sont des compétences aujourd’hui bien maîtrisées par l’intelligence artificielle. Certes, mais qu’en est-il de la capacité à anticiper les besoins et à y répondre ? Ce champ d’action requiert une expertise ciblée et une certaine expérience dans le domaine d'activités visé. Oui, mais là encore l’IA progresse et à une vitesse fulgurante.
Étant donné l'importance stratégique de la fonction d’achats B2B pour les entreprises du secteur de l'industrie, il serait dommage de passer à côté des possibilités de l’IA. Par ailleurs, plus tôt vous intégrez ces outils à vos activités, plus vite vous aurez un outil affiné pour répondre aux besoins de votre structure.
Bien exploitée, l'IA peut accompagner à peu près toutes les fonctions de l'entreprise, avec à la clé un gain de temps, d'efficacité et une meilleure maîtrise du budget. Ces avantages s'appliquent aussi à la fonction achats.
S’il est un domaine où l’IA excelle, c'est dans la quantité de données qu’elle est capable de traiter. Pour la fonction achat, le nombre de fournisseurs potentiels reste suffisamment raisonnable pour être traité par l’humain, mais il faut pouvoir y consacrer du temps. Pourquoi bloquer des ressources humaines sur des tâches chronophages dont l’IA peut se charger ?
Si l’on prend l'exemple de la comparaison de fiches produits pour les matériaux et les équipements, l’IA sera capable de comparer ces documents avec une précision inégalable et en un temps record. L'outil peut aussi extraire les informations clés pour le pôle achat afin d’optimiser les dépenses ou le stockage par exemple.
L'efficacité de l’IA peut accélérer tous les processus du cycle d’achat : depuis les opérations de veille et de sourcing fournisseurs, jusqu’au rapprochement de factures, et plus généralement la gestion de la facturation, en passant par le suivi des commandes. Ce sont des fonctions déjà offertes par les outils de gestion électronique des documents.
Ces solutions permettent notamment de paramétrer des alertes sur les échéances des factures, et d'optimiser l'organisation interne et la gestion des stocks. Quand ces outils sont capables de devenir plus précis et plus autonomes grâce à l’apprentissage, alors on peut parler d’une vraie intelligence artificielle au service du cycle d’achat dans l'industrie.
La capacité d’analyse et d'exploitation de grand volume permet aux salariés pôle achats d’atteindre un niveau supérieur de compréhension du marché. Grâce à cette connaissance plus fine, les collaborateurs disposent d’un maximum d'informations pour prendre une décision éclairée.
Cela couvre aussi bien les données existantes accessibles (prix du produit, propriétés, entretien…) que les informations relevant de l'anticipation. L’IA peut en effet prédire un besoin en maintenance en se basant sur des modèles existants. Cela garantit une meilleure visibilité sur la disponibilité des matières premières et du matériel et donc une gestion des stocks millimétrée pour un coût maîtrisé.
Si elle connaît les besoins de votre structure, l’IA peut vous proposer des fournisseurs potentiels et lister leurs forces et leurs faiblesses. Elle peut aussi anticiper les risques de rupture d'approvisionnement et améliorer la planification d’achats en se basant sur votre propre historique de données.
L'évaluation du risque fournisseur est un autre domaine où la puissance de l’IA peut s'avérer très utile. Il faut en effet pouvoir collecter et recouper un maximum d'informations sur la santé financière du fournisseur et sa réputation (références clients, historique et enquête de satisfaction, certification, incohérence…). En cas de défaillance du fournisseur, votre entreprise risque la rupture d'approvisionnement et expose sa propre réputation vis-à-vis de ses clients B2B.
L'Intelligence artificielle peut procéder à des vérifications contractuelles et s’assurer que les termes soient réglementaires et puissent vous mettre à l'abri sur le plan juridique. Vous avez filtré les fournisseurs pour minimiser les risques, mais si le contrat est défaillant vous restez exposé.
Les recherches de l’IA peuvent aussi vous aider à négocier les prix et le niveau de services. La négociation comporte une part d'intelligence relationnelle très humaine, mais demande surtout de la préparation. L'intelligence artificielle peut ainsi vous aider à mieux négocier en B2B.
